En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez porter beaucoup de chapeaux. Mais, si vous voulez bâtir une entreprise prospère, vous aurez besoin d'une équipe de personnes pour vous aider à y arriver. Cela pourrait même signifier travailler avec des fournisseurs externes pour certains des domaines de votre entreprise dans lesquels vous n'êtes pas un expert. pourriez passez un mois à apprendre à créer votre propre site Web, pour vous retrouver avec un produit final dont vous n'êtes pas totalement satisfait ou qui n'a pas la fonctionnalité que vous espériez. Tu pourriez apprenez les tenants et les aboutissants de la gestion de vos propres finances, pour finir par vous arracher les cheveux lorsque le temps des impôts arrive, enfoui dans une montagne de reçus. Mais votre temps n'est pas « gratuit », et il vaut mieux laisser certaines choses aux experts. Vous pourriez mieux utiliser ce temps pour développer votre entreprise ou votre équipe, planifier votre stratégie pour le trimestre ou l'année à venir ou établir des relations au sein de votre réseau.
Tout au long de votre parcours professionnel, vous devrez probablement embaucher des sous-traitants ou des fournisseurs avec qui travailler. En fait, vous en embaucherez probablement beaucoup. Et certaines de ces relations peuvent aller au sud, vous coûtant de l'argent, du temps et de l'énergie pour faire face à des situations difficiles qui auraient pu être évitées. Dans ce blog, nous avons décrit 5 éléments clés à prendre en compte lors de l'approvisionnement et de l'embauche de fournisseurs, afin d'éviter des erreurs coûteuses.
1. Faites preuve de diligence raisonnable lors du processus de sélection
Demander des références
Lors de l'embauche d'un nouvel employé, les candidats sont invités à fournir une liste de références professionnelles. Vous pouvez (et devriez) faire la même chose lors de l'embauche de fournisseurs. Lorsque vous recherchez des propositions ou des devis pour un projet, assurez-vous de définir clairement ce que vous recherchez, y compris des références ou d'autres clients avec lesquels ils ont travaillé sur des projets similaires. Vous voudrez parler à ces autres clients et leur demander quelle a été leur expérience, si le projet respectait la portée, le budget ou le calendrier d'origine, comment les problèmes ou les conflits ont été abordés, à quoi ressemblait la communication et si le produit final a été à la hauteur. à leurs attentes.
Renseignez-vous sur le personnel spécifique avec lequel vous travaillerez
Au cours du processus de sélection, vous voudrez également poser des questions sur les membres spécifiques du personnel avec lesquels vous travaillerez. Quel est leur parcours et leur expérience ? Ont-ils déjà travaillé sur un projet similaire ? À qui les choses sont-elles transmises en cas de problème ?
Consulter les avis
Vous pouvez également consulter les évaluations et les critiques des entreprises, mais soyez averti : n'importe qui peut rédiger une critique et parfois les entreprises paient pour des critiques positives, demandent à des amis et à la famille de les écrire, ou peuvent être victimes de fraudeurs qui menacent l'entreprise de mauvaises critiques s'ils ne payez pas.
Vérifiez que le fournisseur est une entreprise enregistrée
Vous voudrez également vérifier que le vendeur est une entreprise enregistrée. Au Canada, vous pouvez utiliser le site Web des Registres des entreprises du Canada pour effectuer une recherche : beta.canadasbusinessregistries.ca/recherche.
Veiller à ce que le fournisseur dispose d'une assurance et d'une police adéquates
Assurez-vous que les fournisseurs que vous envisagez ont une assurance adéquate pour les erreurs et les omissions, la responsabilité générale et la WCB, le cas échéant. Enfin, demandez des informations sur les politiques de l'entreprise en matière d'informatique (par exemple, l'utilisation d'appareils personnels), les pratiques de protection des données et si le fournisseur utilisera des systèmes ou des fournisseurs externes lorsqu'il vous fournira des services.
2. Testez les eaux avant de plonger
Si possible, voyez si vous pouvez commencer avec un contrat plus petit ou un service mensuel. Les contrats sont presque toujours négociables, alors n'ayez pas peur de demander ce que vous voulez. Parfois, un fournisseur n'est pas la bonne personne, et il est préférable de le savoir avant de vous engager dans un contrat à long terme ou d'entreprendre un gros projet.
3. Faites attention aux petits caractères
Vous voudrez vous assurer de prêter attention aux détails en ce qui concerne le contrat. Quelques questions importantes à se poser :
Que se passe-t-il si le projet dépasse le budget ? Existe-t-il une clause intégrée au contrat selon laquelle si le projet dépasse le budget (en général ou d'un certain pourcentage), le projet est suspendu et une approbation est requise pour tout travail supplémentaire ? Le fournisseur absorbera-t-il tous les coûts qui dépassent le budget initialement convenu ou incomberont-ils à votre entreprise ?
Que se passe-t-il si le délai est prolongé ? Si le calendrier n'est pas flexible, vous voudrez vous assurer de le communiquer au fournisseur et de clarifier ce qui se passe s'il y a des indications que le projet n'atteindra pas certaines étapes à temps.
À qui appartient la propriété intellectuelle produite à la suite du projet? Lorsque vous travaillez avec un fournisseur pour concevoir un logiciel ou développer une documentation, avez-vous le droit de l'utiliser encore et encore ? Pouvez-vous le réutiliser dans une autre application ? Votre vendeur a-t-il le droit de le revendre à un autre client ? Ce sont toutes des questions que vous voudrez poser dès le début. S'il y a encore des incertitudes, vous pouvez contacter un avocat (nos amis de bon avocat ont des tarifs abordables pour les petites entreprises) pour obtenir des éclaircissements.
Existe-t-il des lois et règlements d'autres juridictions que vous devez suivre lorsque vous travaillez avec un fournisseur hors province ou hors pays? Vous voudrez vous assurer que vous respectez toutes les lois et réglementations locales lorsque vous travaillez avec des fournisseurs qui ne se trouvent pas dans la même juridiction que vous.
Quel est le calendrier de paiement ? Exigent-ils un acompte ou une partie du paiement initial ? Y a-t-il une flexibilité dans ce à quoi ressemble leur calendrier de paiement ?
4. Assurez-vous que vous et le fournisseur êtes sur la même longueur d'onde concernant les livrables et les attentes
Il peut être difficile de connaître chaque détail de ce qui doit être fait dans un projet avant de commencer, mais cela vaut la peine de passer du temps à essayer de comprendre autant que possible. Cela vous évitera des augmentations de portée coûteuses. Rencontrez les membres clés de votre équipe, ou une personne de votre réseau qui a travaillé avec un fournisseur pour un projet similaire, pour avoir une idée de toutes les tâches spécifiques impliquées dans le projet.
Un bon fournisseur décrira exactement ce qui est exigé de votre entreprise pour que le travail soit effectué dans un SOW (déclaration de travail). Cela vous donne une idée de ce que votre équipe doit fournir au fournisseur (et dans quel délai) afin de maintenir le projet sur la bonne voie.
Vous voudrez également vous assurer que vous et le fournisseur êtes alignés sur ce que vous attendez du produit final. Si vous travaillez sur un projet de conception avec une agence de marketing ou un entrepreneur, envoyez-leur des exemples du type de conceptions que vous aimez et dont vous vous inspirez pour votre projet. Fournissez autant de directives que possible. Si vous travaillez avec un comptable, quel type d'informations souhaitez-vous qu'il partage régulièrement avec vous ? Dans quel format doivent-ils le fournir ?
Investissez du temps pour vous assurer qu'un fournisseur comprend parfaitement vos attentes et vos objectifs. Vous ne le regretterez pas.
5. Parlez de ce qui se passe lorsque le projet se termine
Il est également important de tenir compte de ce qui se passe après la fin d'un projet. Le vendeur offre-t-il une garantie sur son travail ? S'il y a des problèmes après le lancement, comment seront-ils résolus ? Déterminer un rythme auquel les problèmes post-lancement seront résolus pourrait vous éviter des maux de tête plus tard.
Par exemple, si vous créez un site Web avec un fournisseur, qui gérera le site Web après sa mise en ligne ? S'ils vous construisent un site sur quelque chose comme Squarespace ou Shopify, est-ce que vous ou quelqu'un de votre équipe serez formé sur la façon de faire vous-mêmes les mises à jour ? Serez-vous toujours en mesure de demander l'assistance du fournisseur lorsque vous aurez besoin de mises à jour sur le site ? Si oui, quel est le délai de résolution des problèmes et combien cela coûtera-t-il ?
Autre exemple : si vous arrêtez de travailler avec un consultant en ressources humaines, qu'advient-il des informations confidentielles de vos clients ? Comment sera-t-il retransféré à vous ou à un autre fournisseur ? Quelles informations doivent-ils vous fournir ?
Travailler avec des fournisseurs externes est inévitable pour les propriétaires de petites entreprises qui cherchent à créer une entreprise florissante. Avez-vous d'autres questions? Contactez l'un de nos stratèges commerciaux de confiance pour les réponses. Avec plus de 25 ans d'expérience dans le milieu des petites entreprises, si nous n'avons pas la réponse à vos questions, nous vous mettrons en contact avec quelqu'un qui l'a.
À propos de l'auteur: Mur Shay
Shay est notre directrice du marketing et des communications chez Business Link. Elle croit que les petites entreprises ne sont pas seulement l'épine dorsale de l'économie, mais aussi l'épine dorsale de nos collectivités. Elle voit de première main à quel point le soutien de Liaison Entreprise est inestimable pour aider les petites entreprises et les entrepreneurs et est ravie de pouvoir communiquer cela avec le monde. Depuis l'obtention de son diplôme de l'Université de l'Alberta, Shay a occupé plusieurs postes intéressants : recherche, création et gestion de sa propre entreprise de conseil en bien-être, responsable du marketing interactif et collaboration avec de petites entreprises pour développer leur marque et leur présence numérique. Shay s'est retrouvée dans l'équipe de marketing de Liaison Entreprise en 2019 et est fière de travailler au sein d'une équipe qui a un impact positif durable sur les communautés de toute la province.
En dehors du travail, Shay organise et anime des cours de méditation communautaires, passe du temps dans les Rocheuses, se livre à l'incroyable scène gastronomique d'Edmonton et passe le plus de temps possible à voyager.
